LILLE E-MAIL – STOR EFFEKT, SOM SPARER DIN VIRKSOMHED TID OG PENGE !

Hvem har ikke oplevet, at to personer kan have en helt forskellig opfattelse af, hvad der er sket på et møde eller hvad der er aftalt mundtligt eller telefonisk. Det kan selvfølgelig være bevidst, at man ikke vil stå ved det aftalte, men oftest skyldes det en brist i kommunikationen, som fører til misforståelser.

“En mundtlig aftale er er jo lige så bindende som en skriftlig !” Ja, men kun hvis man faktisk kan føre bevis for, at aftalen er indgået og hvad den indeholder. Der er ingen tvivl om, at den skriftlige aftale langt er at foretrække ud fra et juridisk synspunkt, men hverdagen skal jo også indrettes på en praktisk anvendelig måde.

Derfor er det en god idé lige at bekræfte mundtlige aftaler pr. e-mail efter et møde. Det giver de andre deltagere mulighed for at komme med indvendinger med det samme, hvis de ikke er enige. Det samme gælder, hvis man efter en telefonsamtale vil være sikker på, at vigtige aftaler ikke går i glemmebogen eller bliver misforstået. Større og økonomisk betydningsfulde aftaler bør altid være skriftlige.

Hvis der er tale om en ordre, sender man oftest en ordrebekræftelse, men er der tale om mindre elementer i et langt forløb, f.eks. en byggeentreprise, kan man tage mange konflikter i opløbet, hvis man lige bekræfter sin opfattelse af en indgået aftale i en kort e-mail til de andre parter. En simpel e-mail kan i rigtig mange tilfælde blotlægge en mulig konflikt, før den har udviklet sig til en dyr, tidskrævende tvist, som måske ødelægger forholdet til en god samarbejdspartner permanent.

Har du indgået en aftale mundtligt eller bare sidder med en dårlig mavefornemmelse om, at modparten måske har misforstået indholdet af aftalen, eller aftalen måske vedrører noget, som du fornemmer kan give anledning til reklamationer, så bekræft indholdet af jeres samtale i en kort e-mail til den anden part. Husk også at beskrive eventuelle forudsætninger, som aftaleparten skal leve op til, for at jeres samarbejde kan fungere optimalt og aftalen opfyldes uden problemer.

Gør den korte bekræftelse af mundtlige aftaler pr. e-mail til en god vane ! Den vil helt sikkert spare din virksomhed for mange timers arbejde med at udrede misforståelser, uenigheder og ødelagte relationer, samtidig med at den sikrer et bedre bevis for indholdet af aftalen.